2022.04.01

建築会社のファイル共有システム

今回は、建築の話とはあまり関係ありませんが、困っている方が多いと思いますので、ファイルデータの共有システムのお話をしたいと思います。

大規模な会社で、IT担当社員がいる場合は問題ありません。

ところが、当社のように専任担当者のいない中小企業の場合、共有データの管理はトラブルが起きると非常に問題となります。

中小企業の工務店や建築会社向けに、共有データシステムについてご紹介したいと思います。

従来のNAS体制

当社ではお客様のデータのほとんどを、ファイル共有システム上に保存して電子化を進めています。

物理的な容量の圧縮は目的のひとつですが、一番は検索ができること。

どんな工事を過去に施工したか、即座にデータを得ることが出来ます。

当時の建築図面や写真を、簡単に検索できるのは大きな強みです。

こうしたデータ共有を、かつてはNASで行っていました。

この記事をご覧になっている方は既にご存知だと思いますが、NASとはネットワークに対応したHDDです。

すべてのパソコンからアクセスできるNASを作ることで、共有フォルダを作っていました。

NAS最大の問題は、いきなり故障することがあり、しかも自分では復旧が困難ということです。

当社でも2度データの損失が発生し、データ復旧会社に依頼したりと都度手間が発生しました。

とくに、お金よりも、復旧にかかる何週間もの時間が大問題でした。

2度目に購入したバッファロー製のNASが3年で故障した際、根本的な解決策を考えようということになりました。

ということで、NASの代替品としたのがクラウドストレージです。

クラウドストレージとはインターネット上にファイルを保管できるサービスです。

Google drive、 One drive、 Dropbox、 Boxといったものが有名です。

当社では元々なじみのあったDropboxをクラウドストレージとして使い、バックアップとしてデータを外付けHDDに保存しています。

クラウドストレージのサービスの不具合というのは無い訳ではありません。

しかし、データの消失といった大規模な不具合は稀です。

少なくとも、自社でNASを構築するより、ずっと危険性は低いという判断になりました。

ちなみに、Dropboxの副次的なメリットですが、受信したFAXを特定のフォルダに保存することができます。

Email to dropboxという機能を使いますが、特定のメールアドレスに送付した添付ファイルを自動的に保存します。

転送機能付きのFAXが必要になりますが、最近の複合機はほとんど対応しています。

NASのデータ消失障害でお悩みの方は、こういった解決方法を試すのもよいかもしれません。